Selasa, 06 November 2012

TEKNIK PEMBUATAN SURAT (makalah)



BAB I
PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang   
Dalam kehidupan sehari-hari kita selalu melihat seseorang mengirimkan surat kepada orang yang dikehendakinya. Salah satu contohnya yaitu seorang kekasih yang mengirimkan surat kepada kekasihnya.  Surat  adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan  keinginan penulis surat.
Pada saat seseorang  siswa mengirimkan  sebuah surat kepada gurunya yang menyatakan  bahwa dirinya tidak bisa menghadiri atau mengikuti pelajaran yang dilangsungkan pada hari itu berhubung karena kesehatannya terganggu. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari siswa tersebt kepada guru tersebut. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis dalam hal ini, penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
Namun terkadang kita tidak  mengerti bagaimana hakikat dan jenis surat  serta bahasa surat.  Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai hakekat dan jenis-jenis dari format surat tersebut. Terkadang dalam pembuatan surat lamaran pekerjaan  kita mengalami sebuah kesulitan, oleh karena itu dalam  makalah ini terdapat  tata cara  pembuatan surat lamaran pekerjaan agar paa saat kita membuat surat lamaran  tersebut kita tidak lagi mengalami kesulitan. Dalam  makalah ini, juga terdapat contoh  surat resmi yang dapat dijadikan acuan dalam pembuatan surat  resmi.
B.     Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah pada makalah ini adalah sebagai berikut:
1.      Bagaimanakah hakikat dan jenis format surat yang sebenarnya?
2.      Bagaimanakah penggunaan bahasa indonesia dalam surat (bahasa surat)?
3.      Bagamanakah conroh dari surat resmi?
4.      Bagaimanakah tata cara pembuatan surat lamaran pekerjaan?
C.     Tujuan
Tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:
1.      Untuk mengetahui  hakikat dan jenis format surat yang sebenarnya.
2.      Untuk mengetahui penggunaan bahasa indonesia dalam surat (bahasa surat).
3.      Untuk mengetahui conroh dari surat resmi.
4.      Untuk mengetahui tata cara pembuatan surat lamaran pekerjaan.

BAB II
PEMBAHASAN
A.     Hakikat Jenis dan Format Surat
1.      Arti Surat
Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
2.      Fungsi Surat
a.       Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).
b.      Surat sebagai wakil penulis
Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
c.       Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
d.      Surat sebagai bukti tertulis
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.
3.      Bentuk Surat
a.       Bentuk Setengah Lurus
Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi. Keterangan :
1)      Kop Surat
2)      Perihal dan Nomor Surat
3)      Tempat, tanggal dan tahun Surat
4)      Salam Pembuka
5)      Isi Surat
6)      Inti atau Pokok Surat
7)      Salam Penutup
8)      Tandatangan dan nama terang.
b.      Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
c.       Bentuk Lekuk dan Gerigi
Bentuk Lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
d.      Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
e.       Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
4.      Bagian-bagian surat
1). Kepala Surat/Kop Surat
2). Nomor Surat
3). Tanggal Surat
4). Lampiran Surat
5). Hal atau Perihal
6). Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
7). Salam Pembuka
8). Isi Surat :
a). Alenia Pembuka
b). Alenia Isi
c). Alenia Penutup
9). Salam Penutup
10). Pengirim Surat
11). Tembusan Surat
B.     Bahasa surat
1.      Penggunaan Bahasa Indonesia Dalam Surat
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakaji kebenrannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu termasuk tidak baik. Padanan kata-kata itu yang dianggap baik adalah bagaimana. mengapa, nanti, memberi, membuat.
a.       Sebagian kata yang baku dapat dilihat dalam daftar berikut:
1)      Kata Baku
Februari, formal, pertanggungjawaban, November, persen, pikir.
2)      Kata Tidak Baku
Pebruari, formil, pertanggungan jawab, Nopember, prosen, fikir.
2.      Kata Yang Lazim
Pilihlah kata yang lazim memakai istilah dalam bahasa Indonesia. Misalnya:
masukan bukan input, Suku cadang bukan sparepart, Peringkat bukan ranking
3.      Kata Yang Cermat
Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam Surat.
Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat Pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi Surat tersebut. Apakah penerima Surat lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim Surat.
4.      Ungkapan Ideomatik
Unsur-Unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur-unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk Ungkapan idiomatik antara lain:
sesuai dengan
bertemu dengan
terbuat dari
luput dari
5.      Ungkapan Yang Bersinonim
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus.
Contoh:
sejak dan dari (tidak digunakan segaligus) adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)
C.     Pembuatan Surat Lamaran Pekerjaan
1.      Pengertian Surat Lamaran Pekerjaan
Melamar pekerjaan bukan pekerjaan yang mudah, terutama bagi pelamar pemula. Permasalahan utama dalam proses melamar pekerjaan adalah tidak dipunyainya rasa percaya diri dari pelamar. Ketidakpercayaan tersebut dapat berasal dari berbagai sumber seperti kepandaian, penampilan, umur, persaingan, pengalaman dan sebagainya. Hal tersebut harus dapat dihilangkan. Tanamkan dalam pikiran Anda bahwa Anda mempunyai kesempatan yang sama dengan pelamar lain.
Permasalahan kedua yang dihadapi pelamar adalah kekurangpahaman proses recruitment ( penerimaan pegawai ) pada suatu perusahaan. Setiap perusahaan mempunyai kebijaksanaan yang berbeda. Ada yang mengutamakan dari dalam organisasi, ada yang menjaring lewat iklan, dan ada pula yang melalui lembaga-lembaga pendidikan. Tetapi walaupun kebijaksanaan berbeda proses yang dijalankan relatif sama.
Proses dalam recruitment bisa dimulai dari analisis kebutuhan tenaga kerja, pencarian sumber tenaga kerja, seleksi administratif, seleksi kemampuan , psikotes, masa percobaan , dan akhirnya calon pekerja diterima. Proses analisis pegawai bukan merupakan permasalahan kita, proses yang harus kita pahami adalah mulai dari sumber mana tenaga kerja dicari sampai pada penerimaan. Dalam makalah ini hanya membahas mengenai sumber tenaga kerja dan seleksi administrasi. Proses selain itu dapat Anda pelajari pada mata kuliah Manajemen Personalia
2.      Pemahaman Sumber-sumber Lamaran Pekerjaan
Pemahaman sumber lamaran pekerjaan merupakan hal yang sangat penting dipahami oleh pelamar pekerjaan. Dari sumber lamaran dapat diperhitungkan kemungkinan diterima atau tidaknya lamaran kita. Walau pun sering kali mendapatkan sesuatu tanpa kita duga sebelumnya, tetapi mengharapkan keberuntungan sebagai dasar mencapai sesuatu bukan merupakan tindakan yang bijaksana. Don’t press your ! Jangan berharap dari keberuntungan, karena keberuntungan suatu saat akan habis. Upayakan keberhasilan dari perencanaan, bukan dari keberuntungan, tetapi dari perhitungan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar